¿Qué es Quipux?

Quipux es la plataforma de gestión documental oficial de la República del Ecuador, a disposición de entidades o instituciones públicas, que permite el registro, control, circulación y organización de documentos digitales y/o físicos, cuyo origen pueda ser interno, cuando la documentación se remite y se recibe en los departamentos de la misma organización o externo, cuando la documentación es emitida por entidades y por la ciudadanía a la organización.

La plataforma de gestión documental Quipux, fue modificada a partir del anterior sistema de gestión documental llamado “ORFEO”, como resultado de la adaptación al sistema de gestión documental, por parte de Subsecretaría de Gobierno Electrónico a las necesidades suscitadas en entidades de la administración pública central, abriendo paso a la utilización de tecnologías y estándares abiertos.

Es importante resaltar que, gracias al vertiginoso avance de las tecnologías de la información, la gestión electrónica de la documentación pública, puede ser cada vez más ágil, eficiente y de fácil comprensión por parte de los usuarios en cualquiera de sus roles de interacción con la plataforma Quipux, lo cual ha permitido las recientes adecuaciones, en línea con los más altos estándares de calidad de las tecnologías comunicacionales implícitas en la plataforma.

Es por ello que el sistema automatizado de archivo, suele ser una de las herramientas de gestión administrativa que permite la firma electrónica de los documentos que se generan a través del sistema y al mismo tiempo que garantiza la información ágil y de calidad; además de mantener en contacto directo a lo interno y externo de la institución, de tal manera que se cumple con la gestión integral, además de brindar un servicio eficiente a los usuarios.

En el acuerdo ministerial (718) de la Presidencia de la República del Ecuador, del 11 de mayo de 2009, se especifica que el sistema Quipux será utilizado por entidades pertenecientes a la Administración Pública Central, por lo cual, la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, deberá promover el apoyo en la implantación, soporte y capacitación a las instituciones.

Funcionalidades Quipux

Funcionalidades:

• Facilita registrar, controlar, circular y ordenar los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una organización.

• Permite crear, enviar, recepcionar, almacenar, recuperar y clasificar los memorandos, oficios, circulares y anexos.

• Poder elaborar de manera compartida los documentos.

• Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a los documentos de una institución de su interés.

• Genera reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados y reasignados.

• Promueve la seguridad y auditoría a través de usuarios.

• Firma digital de documentos generados.

• Recepción en línea de documentos generados en el sistema y documentos impresos registrados.

Requisitos para ingresar a Quipux

Requisitos:

• Contar con cédula de identidad ecuatoriana.

• Poseer clave de acceso a la plataforma (Secretaría de informática – Ministerio).

• Conexión a Internet estable.

• Preferiblemente ingresar a través del navegador Mozilla Firefox 3.5 o superior.

¿Cómo ingresar al Quipux como funcionario público o ciudadano?

El funcionario público o el ciudadano que para utilizar la plataforma de gestión documental Quipux en la Republica del Ecuador, deberá hacerlo a través del portal web https://www.gestiondocumental.gob.ec e iniciar sesión con su usuario y clave de acceso; una vez el usuario ingrese al sistema, deberá ir a la bandeja de entrada y registrar el documento deseado con los datos del remitente.